Betingelser ved afbud

1) Ved afbud inden 31. august 2025 tilbagebetales det indbetalte beløb fratrukket et gebyr på kr. 500,00 pr. indbetalt person. Dette beløb svarer til det depositum der er betalt for leje af festlokalerne. Er der ledige pladser og man ønsker at tilmelde sig festen igen på et senere tidspunkt, skal det fulde festgebyr indbetales igen. 

2) Efter den 31. august 2025 er tilmeldingen bindende og det indbetalte beløb refunderes ikke, uanset årsagen til afbuddet. Læs hvordan du får dit ophold forsikret her.

Bemærk at billetten er personlig og ikke må videresælges eller overdrages til anden person!

Udeblivelse fra festen, uden forudgående afbud, kan medføre udelukkelse fra alle fremtidige fester.

Afbud fra den ene part af et par, betragtes altid som et afbud fra begge parter. I særlige tilfælde, hvor omstændighederne taler for det og logistiken i festen tillader det, kan den tilbageblivende part blive tilbudt en konvertering til en "single" billet.

Hvorfor er tilmeldingen bindene ca. 60 dage før festen?

Arrangementet er et nonprofit sammenskudsgilde, og alle deltagere er derfor med til at sikre at festen kan blive gennemført.

Hvert år modtager festudvalget op til 80 afbud og det er langt fra alle, det lykkes at erstatte – og selvom vi skulle have held med at få afsat nogle af pladserne igen, er erfaringen at mange af dem der tilmelder sig i ugerne op til festen, aldrig betaler eller melder fra igen.

Derfor har festudvalget for flere år siden stillet som betingelse, at tilmeldingen er bindende efter en bestemt dato, således at det ikke er festudvalget der alene står med den økonomiske risiko. Dette skete netop efter en fest, hvor der var et så stort frafald at festen gav underskud – heldigvis et mindre underskud, men det kunne have været langt værre. Initiativtagerne til festen besluttede den gang det blev den sidste fest, men blev opfordret af en stor gruppe af de faste deltagere til at fortsætte. Betingelsen fra festudvalget side var at tilmeldingen fremover er bindende. Uden den binding – bliver der ingen fest!

Festen kører med et stramt budget der lige netop kører rundt, for at holde udgifterne så langt nede som muligt og dermed priserne for deltagerne på et acceptabelt niveau. Skulle man indregne risikoen i prisen, skal alle deltagere betale mere for billetten – og altså betale for at andre melder afbud. Denne model har festudvalget bevidst fravalgt, da festen ikke er en forretning – men et sammenskudsgilde.

Af betalingsbetingelserne fremgår det at tilmeldingen er bindende efter en bestemt dato. Derudover bliver man adskillige gange gjort opmærksom på, at man skal læse FAQ på vores hjemmeside.

Hvorfor må man ikke videresælge billetten?

Der er mange gode grunde til at billetten ikke må videresælges:

1. Det helt åbenlyse: Alle er ved tilmeldingen blevet gjort bekendt med Fest & Flirts betalingsbetingelser. Det er derfor den der melder afbud der har udfordringen, uanset hvad årsagen måtte være. Betingelserne kan altså ikke komme som en overraskelse.
2. Alle der tilmelder sig skal igennem en godkendelsesprocedure, herunder erklæring om at man har sat sig grundigt ind i Fest & Flirts FAQ, godkendelse af Flirts adfærds- og ordensregler, godkendelse af betingelser for afbud og samtykke til opbevaring af data.
3. Ledige værelser skal tilbydes i den rækkefølge man er tilmeldt. Hvis der kommer et afbud, skal en deltager der allerede er tilmeldt og som ønsker en opgradering, tilbydes dette. Det skal ikke bero på tilfældigheder gennem f.eks. videresalg.
4. Billetter skal sælges til den pris der fremgår af Fest & Flirts hjemmeside – ikke til over- eller underpris. Dette kan kun styres ved at al salg foregår gennem foreningen.
5. Der er et stort logistisk arbejde forbundet med afbud og registrering af nye deltagere. Hertil kommer deltagerafhængige materialer der allerede er produceret og gjort klar, som så ville skulle ændres. Dette har et større omfang end de fleste umiddelbart nok forestiller sig. Derfor lukker tilmeldingen helt ca. 20 dage før festen, så der ikke kan ske ændringer.

For en god ordens skyld går vi ikke ind i en diskussion om ovenstående, hverken på mail eller over telefonen. Betingelserne er de samme for alle – og vi afviger ikke fra regelsættet. Melder man afbud efter den fastsatte dato, hvorfra tilmeldingen er bindende – så refunderes det indbetalte ikke og billetten må ikke videresælges. Uanset årsagen til afbuddet!